ORGANISER SA SOIREE D’ENTREPRISE : PIEGES A EVITER

En période de fêtes de fin d’année, de nombreuses entreprises organisent un pot ou une soirée. A cette occasion, l’employeur doit rester particulièrement vigilant : Il reste tenu à une obligation générale de sécurité. Même en ces circonstances particulières, il doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé mentale et physique des salariés. En effet, il s’agit d’une obligation de résultat : en cas d`accident, tout manquement à cette obligation peut engager sa responsabilité pour faute inexcusable. Les conséquences de soirées ou de pots mal encadrés peuvent donc s’avérer très lourdes.

Pour éviter qu’une manifestation qui se veut avant tout conviviale et fédératrice ne tourne au cauchemar, quelques précautions s’imposent. Les mesures que je vous propose ici constituent un ensemble. Chacun pourra y puiser les éléments les plus adaptés en fonction de la population et de la culture de son entreprise, des faits antérieurs survenus lors de manifestations similaires et du climat actuel.

ORGANISATION ET LOGISTIQUE

1/ Quand et où ?

Je conseille d’organiser une telle manifestation en la séparant le plus possible de l’activité de l’entreprise, c’est-à-dire hors des heures de travail avec, dans toute la mesure du possible, une plage horaire qui sépare le temps de travail du début de la manifestation. Cette pause permet aussi aux participants de pouvoir se changer.

De même, il est préférable, compte tenu des obligations légales et règlementaires de sécurité liées à ces évènements (évacuation, incendie…) et des restrictions d’introduction d’alcool dans l’entreprise (voir ci-après), d’organiser la festivité en dehors de ses locaux. Cela permet aussi d’externaliser à une structure dont c’est le métier (restaurateur, hôtel, ..) la responsabilité du respect de ces obligations. C’est le prix de la tranquillité.
Mais attention, malgré ces précautions, l’obligation générale de sécurité pesant sur l’employeur peut subsister si l’évènement semble lié au travail (départ d’un salarié, signature d’un contrat important…).

2/ Gérer les invitations

Si la présence de tous les membres de l’équipe apparaît comme quasi-obligatoire, l’évènement a toutes les chances d’être considéré comme en lien avec le travail. Il ne faut donc faire peser aucune obligation de présence. En cas contraire le temps de présence serait de plein droit du temps de travail. Il devrait alors être rémunéré et l‘ensemble des obligations de l’employeur s’appliqueraient.

L’une des solutions consiste à informer les salariés invités, par e-mail ou par mention sur le courrier d’invitation, qu’il s’agit d’un événement festif sans aucune obligation de participation (cette participation restant bien entendu souhaitée). Il faut d’ailleurs éviter de trop insister pour convaincre ceux qui ne souhaitent pas s’y rendre : cette démarche pourrait être interprétée comme une pression rendant la présence obligatoire. Et inversement, l’absence de certains prouvera à posteriori si besoin, le caractère non obligatoire de la manifestation.

Demander de répondre à l’invitation par écrit (mail ou carton réponse) aura trois avantages :

  • S’assurer que tous les participants ont pris connaissances des consignes et mises en garde,
  • Connaitre précisément l’effectif pour adapter les mesures de sécurité,
  • Dimensionner l’évènement au plus judicieux (choix de la salle, quantités commandées,…).

3/ Gérer la consommation d’alcool

Il s’agit là du sujet le plus délicat. Il doit retenir toute votre attention.
3.1 Boissons autorisées par le code du travail :
Article R4228-20 : Aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n’est autorisée sur le lieu de travail. Les infractions à cet article sont sanctionnées par une amende de 3750 euros (Article L 4741-1) : « L’amende est appliquée autant de fois qu’il y a de salariés de l’entreprise concernés indépendamment du nombre d’infractions relevées dans le procès-verbal »
Donc la mise à disposition de whisky en présence de 100 salariés fait encourir une amende théorique de 375 000 €. C’est à méditer.

3.2) Responsabilités induites par la consommation d’alcool :
En cas d’accident lié à une consommation d’alcool survenant après une manifestation durant laquelle de l’alcool est servi, la responsabilité de l’employeur (voire celle de certains salariés ou collègues de la victime) sera forcément engagée. Elle peut être recherchée au pénal comme au civil.
A noter que cela s’applique de plus en plus aux festivités qui ont lieu hors des heures normales de travail et hors du lieu de travail mais qui ont un lien avec le travail.
Par exemple : Suite au décès d’un salarié ivre après une soirée de fin d’année, le Président et divers salariés d`une société ont été condamnés (les uns pour homicide involontaire. les autres pour non-assistance à personne en danger) pour avoir laissé le salarié quitter la soirée au volant de sa voiture (Cour de cassation, chambre criminelle, 5 juin 2007, n°06 86.228).
Autre exemple : La Cour d’appel a qualifié d`accident de trajet (et non accident relevant de la vie privée) un accident de la route survenu à l’issue d’une soirée d’entreprise bien que la soirée ne se soit pas déroulée dans les locaux de l’entreprise (Cour d’appel de Lyon 8 janvier 2008, RG 07/03813).

Je vous recommande donc la plus grande vigilance pour prévenir les consommations excessives. Ce sujet doit être bien encadré. Cela peut se faire par diverses mesures telles que :
Avant la manifestation :

  • Définir la politique de l’entreprise en matière d’alcool au volant et au travail, dans le règlement intérieur de l’entreprise,
  • Communiquer et sensibiliser avant le jour J : adresser par écrit aux salariés une note leur rappelant les règles (interdiction d’être en état d’ébriété, notions de consommation raisonnable de boissons alcoolisées, notion de non-assistance à personne en danger,…),
  • Prévenir les participants dès l’invitation qu’il leur sera demandé de remettre leurs clés de voiture à leur arrivée. Les clés leur seront restituées après dépistage d’alcoolémie. Cette mesure doit largement être expliquée pour être acceptée. Elle est des plus efficaces pour protéger le salarié en état d’ébriété, ses passagers mais aussi, l’employeur et les collègues présents,
  • Encourager le covoiturage avec un capitaine de soirée.

Pendant la manifestation :

  • Limiter le recours aux boissons alcoolisées. Les quantités d’alcool mises à disposition par personnes doivent rester très raisonnables,
  • Proposer des boissons non alcoolisées en quantité suffisante,
  • Interdire les apports extérieurs (bar clandestin dans les coffres de voiture.

En fin de manifestation :

  • Mettre à disposition des éthylotests supplémentaires,
  • Fournir un moyen de transport pour les salariés susceptibles d’être en état d’ébriété (taxis, bus,..).

DANS LES LOCAUX DE L’ENTREPRISE

Si néanmoins votre choix se porte sur une organisation dans les locaux de votre entreprise, alors différentes précautions doivent être prises :

1/ Gérer les prestataires

1.1) Les plans de prévention
Le plan de prévention fixe les règles de sécurité nécessaires afin de réduire les risques de coactivité entre le prestataire et l’entreprise d’accueil. Sa rédaction est effectuée après une visite préalable des lieux. Elle est obligatoire lorsque la prestation atteint 400 heures de travail (ce qui est rarissime pour l’organisation d’une soirée) et pour la réalisation de certains travaux dits dangereux.
Voici quelques-uns de ces travaux susceptibles d’être rencontrés dans les circonstances qui nous intéressent :

  • Travaux comportant le recours aux treuils et appareils assimilés mus à la main, installés temporairement au-dessus d’une zone de travail ou de circulation,
  • Travaux exposant au contact avec des pièces nues sous tension,
  • Travaux du bâtiment et des travaux publics exposant les travailleurs à des risques de chute de hauteur de plus de 3 mètres,
  • Travaux exposant à un niveau d’exposition sonore quotidienne supérieure à 90 dB (A) ou à un niveau de pression acoustique de crête supérieure à 140 dB,
  • Travaux de montage, démontage d’éléments préfabriqués lourds,
  • Travaux de soudage oxyacétylénique.

Néanmoins, même en l’absence de contrainte légale, la signature avec le prestataire d’un document fixant les règles de sécurité est très vivement conseillée. Ce document clarifie les règles et évite bien des ennuis.

1.2) La surveillance
L’entreprise reste responsable de tout ce qui ce passe dans ses locaux. Faire respecter par les prestataires les mesures de sécurité générales communiquées ainsi que les dispositions particulières arrêtées dans le plan de prévention (ou autre document) reste de sa responsabilité.
La fin de la manifestation reste un moment délicat durant lequel chacun est pressé de ranger pour partir au plus tôt.
A titre d’exemple, quelques situations vécues :

  • Lors d’un démontage, escalade de structures modulables de scène sans harnais ni casque : fracture fémur et coude,
  • Utilisation inappropriée et sans autorisation d’un transpalette manuel par un prestataire : gros hématome pour le salarié d’un autre prestataire,
  • Cendres incandescentes provenant d’un barbecue vidées par un traiteur dans un espace vert : début d’incendie.

Je vous engage donc à confier la surveillance de ces instants délicats à un salarié de votre entreprise ayant le pouvoir de faire cesser les comportements à risque. Il devra s’assurer du bon déroulement des opérations de rangement jusqu’au départ de la dernière personne extérieure.

2/ Sécurité incendie évacuation

2.1) Accueil des seuls salariés.
Il ne s’agit pas d’une manifestation publique. Dans les locaux de l’entreprise, les dispositions du code du travail continuent à s’appliquer. IL faudra néanmoins passer en revue toutes les dispositions de sécurité de ce code afin de vérifier que les moyens mis en œuvre habituellement soient toujours adaptés aux circonstances particulières de votre soirée. Par exemple Vous organiser une manifestation dans un atelier. Les issues de secours sont-elles en nombre suffisant ? Vos extincteurs sont-ils adaptés aux équipements électriques supplémentaires ? Les chauffages d’appoint loués sont-ils autorisés par le code du travail ?…..
Vous trouverez ici des informations sur ces points : http://www.adversus-alea.com/voici-mon-nouvel-article/
Autres conformités : Plus que jamais vous devez être attentifs à la validité des contrôles périodiques. Vous pouvez les retrouver ici :
http://www.adversus-alea.com/les-controles-et-verifications-periodiques-obligatoires-en-entreprise/
Missionner votre organisme de contrôle pour une dernière vérification avant le début votre évènement est une sage précaution que je vous recommande vivement.

2.2) Accueil d’invités extérieurs :
Si vous conviez des personnes extérieures à l’entreprise (familles, clients, partenaires) et des salariés, la règlementation des établissements recevant du public (ERP) s’applique (Règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public approuvé par l’arrêté du 25 juin 1980).

Une demande d’autorisation est à adresser au maire de la commune 15 jours avant la manifestation mais il vaut mieux s’y prendre beaucoup plus tôt. Il prendra un arrêté pour l’autoriser ou non et fera passer la commission de sécurité. Il vous faudra effectuer ensuite une déclaration de manifestation en préfecture (fisc, SACEM).

Compte tenu de la complexité de ces démarches et des compétences techniques nécessaires pour éviter les écueils, je vous déconseille très vivement de vous lancer seuls dans une telle aventure sans être accompagné par un professionnel de l’évènementiel. Lui seul pourra prendre en charge ces aspects. Aussi, pensez à les verrouiller contractuellement en lui imposant une obligation de résultat en ce qui concerne la conformité légale et règlementaire de la manifestation. Je vous conseille également de lui demander préalablement copie du ou des diplômes de la personne chargée de suivre ces questions. Un DUT hygiène et sécurité, un diplôme SSIAP3 ou un diplôme équivalent me semblent être un minimum.

Enfin, pour préserver les bonnes relations et par politesse, pensez à informer le commissariat de Police ou la brigade de gendarmerie. Ils apprécieront votre attention.

J’espère que ces quelques conseils pourront contribuer au succès de l’évènementiel de fin d’année de votre entreprise. Je vous souhaite, ainsi qu’à ceux qui vous sont chers, de très belles fêtes.