Prévenir les petits vols internes.

Les petits vols perpétrés en interne peuvent peser lourd sur les finances d’une entreprise et, parfois même, entamer sérieusement son résultat d’exploitation. La chose n’est donc pas à prendre à la légère. En effet, Les petits ruisseaux font les grands fleuves.
A titre d’exemple, l’enquête 2011 (dernière en date) du Centre for Retail Research couvre les disparitions dans le commerce de détail de 43 pays et montre que le phénomène est en hausse. Les disparitions imputables à des vols perpétrés par des collaborateurs représentent 35% du total de ce qui disparait.
En l’absence de réaction de l’entreprise, le nombre et l’importance des méfaits ont toujours tendance à s’accroitre.

Il s’agira d’évaluer l’ampleur de l’atteinte et le risque potentiel puis de mettre en place les actions adaptées pour apporter une réponse efficace pour le présent et l’avenir.

Le passage à l’acte ou non est déterminé par trois notions qui sont :

  • la motivation de l’auteur,
  • la facilité d’exécution qu’il perçoit,
  • le sentiment d’impunité.

Nous devrons donc travailler sur ces trois dimensions pour améliorer les choses.

1) Evaluation de la situation initiale :

Cette étape permet de connaitre la situation de départ. Photographie à un instant précis, elle servira de support de réflexion et de référence permettant de mesurer les progrès accomplis. Pour cela, il faudra chiffrer et qualifier. Les différences d’inventaires restent les outils qui permettent de mettre en évidence l’étendue des disparitions.

2) Evaluation des risques :

Tout dans l’entreprise n’est pas aussi attractif. Intrinsèquement, certains objets ou produits ont, plus que d’autres, tendance à attirer les convoitises et donc, à être volés. Les critères suivants doivent attirer l’attention. Plus un objet en cumule, plus la tentation de se l’approprier sera grande :

  • Produit de faible taille (pouvant tenir dans une poche),
  • Objet de grande valeur marchande,
  • Objet en rapport avec les nouvelles technologies de l’information (appareil photo numérique, cartouche d’imprimante, clés USB, Smartphones…)
  • Objets faciles à revendre (parfums, vêtements neufs, articles de sport,…)

Il s’agit de réaliser une cartographie de ces risques. Cela consiste à tracer sur un tableau le parcours de chaque produit sensible puis, pour chaque étape de ce parcours établir les situations et circonstances dans lesquels peuvent se produire un vol avec les modes opératoires qui leur seraient associés et les quantités qui peuvent être impactés. Le coût des pertes potentielles sera alors aisément chiffrable.

3) Les actions à mettre en œuvre

3.1) travailler sur la motivation de passer à l’acte :

La motivation susceptible d’animer un salarié et qui l’amènerai à s’approprier indument un bien de l’entreprise, peut être sérieusement amoindrie si l’on y travaille en amont.

3.1.1) Sensibilisation :

Sensibiliser les collaborateurs de tous niveaux et de tous métiers permet de leur expliquer les enjeux, et notamment, l’impact que peut avoir de l’accumulation de petits vols sur les finances de l’entreprise et au final sur les rémunérations et sur l’emploi.
Lors de ces actions, mieux vaut appeler un chat, un chat et un vol, un vol en se gardant d’utiliser des euphémismes tels que ‘’disparition’’, ‘’évaporation’’, ‘’démarque inconnue’’,…

Je conseille de s’en tenir aux faits et d’éviter d’introduire des jugements de valeur ou moraux.
Pour cela et pour une meilleure efficacité :

  • Donner des chiffres,
  • Expliquer les conséquences sur l’entreprise et ses salariés,
  • Donner des exemples de cas passés ou présents et des coûts et conséquences : « … à cause de cela nous avons dû différer l’achat de machines à café pour la salle de pause… »

Dans une entreprise qui est exposée, cette sensibilisation doit être réalisée dès l’accueil d’un nouvel embauché.

3.1.2) Objets offerts

L’un des points pouvant porter à confusion concerne les objets offerts par l’entreprise sous certaines conditions. Il s’agit cadeaux publicitaires, de cadeaux de fin d’année (boites de chocolats, vins,…), échantillons ou de cadeaux de fidélité. Pour certains salariés, l’absence de facturation est assimilée à une absence de valeur marchande donc à de la gratuité. Par voie de conséquence, à la possibilité de se les approprier sans léser l’entreprise. Bien entendu, il n’en est rien. Les cadeaux sont toujours offerts avec une contrepartie attendue : la fidélisation d’un client, le maintien de bonnes relations, ou la conquêtes de marchés ou de clients. Ils représentent un coût qui correspond à un avantage attendu. Ce point doit être abordé lors des sensibilisations.

3.1.3) Désamorcer l’envie.

L’une des solutions intéressantes est la vente aux salariés à prix préférentiel. Elle leur donne la possibilité d’acquérir plus facilement des produits qu’ils voient passer régulièrement entre leurs mains. Cet avantage est d’ailleurs souvent très apprécié.

3.2) Réduire la facilité d’exécution

3.2.1) Faire de la prévention

Il serait inutile et irresponsable par négligence ou insouciance, de tenter des collaborateurs. S’assurer du bon rangement permet de rendre plus facilement détectable la disparition d’un objet. De même, ce qui est particulièrement attractif doit être mis sous clé.

Toujours dans un but de prévention, il bien préférable de limiter l’accès à des lieux où séjournent des matériels sensibles. Pour cela, il faut que l’organisation du travail permette d’éviter les blocages qui pourraient être engendrés par cette limitation.
Ces règles d’accès doivent à minima faire l’objet d’une note. Idéalement, les insérer au règlement intérieur.

3.2.2) gérer des sorties officielles

L’une des solutions consiste à établir que rien ne doit sortir de l’entreprise. Si un objet en sort, il s’agit alors forcément d’un acte répréhensible.
Cependant, sous certaines conditions et de façon claire et organisée, cela peut être autorisé. Mieux vaut gérer le sujet que de vouloir tout bloquer au risque de voir la situation échapper à tous contrôles. Les règles doivent être clairement établies et connues de tous. Pour être indiscutable, la procédure doit figurer dans le règlement intérieur.

Il faut alors bien clarifier les points suivants :

  • Les type de matériels qui peuvent être sortis à titre gratuit (rebuts, emballages et matériels cassés ou impropres à la vente) et ceux, qui pour différentes raisons environnementales, de sécurité ou de stratégie, ne peuvent l’être ;
  • Ces sorties seront soumis à l’autorisation préalable d’une ou plusieurs personnes nommément désignées. Elles garderont la capacité de refuser : cela reste un acte de management ;
  • Les sorties seront autorisé par un document (Bons de sortie) dont il vaut mieux conserver un exemplaire (carnet à souche, archive,..). Il s’agit aussi d’une garantie pour le salarié qui détient alors un document justifiant l’origine de l’objet et qu’il peut, s’il le souhaite, conserver au même titre qu’une facture.

3.2.3) Organisation

Dans certains cas particulièrement aigus, les effets pèsent de façon non négligeable sur les finances de la structure.
Après avoir mis en œuvre les préconisations ci-dessus, il sera nécessaire de placer sous contrôles les accès du personnels et les voies de sorties potentielles du matériel et notamment de :

  • Interdire de se rendre au parking durant les pauses (sauf exception autorisée ponctuellement)
  • Fermer vestiaires en dehors des heures d’arrivée et de départ
  • Créer des points de passage (couloir vers les vestiaires, portillon d’accès au parking clos)

Les salariés pourront être contrôlés de façon aléatoire (tirage au sort), en présence des instances représentative du personnel et sous la condition que le règlement intérieur le prévoit.

3.3) Travailler sur l’impunité

Pour pouvoir porter un coup sévère au sentiment d’impunité potentiellement présent, il faudra pouvoir détecter un vol au plus tôt, identifier le ou les auteurs, les sanctionner.

3.3.1) détecter au plus tôt

Les inventaires réguliers et tournants restent la méthode qui permet de déceler les disparations au plus tôt tout laissant planer une incertitude quant à la date de la découverte. La fréquence d’inventaire d’un même type de bien doit toujours être modifiable et adaptée à ce qui a été constaté.

3.2.2) Identifier les auteurs :

Différents moyens peuvent être utilisés. Beaucoup d’entre eux nécessitent des compétences particulières et une expérience certaine.
Les moyens humains : leur coût prohibitif en regard des enjeux financier liés aux vols auxquels on souhaite mettre un terme comme les impacts possible sur les relations sociales à l’intérieur de l’entreprise en font un outil délicat à mettre en œuvre. Les investigations menées par des agents de recherche privés sont d’une efficacité redoutable mais leurs services ne concernent que les vols récurrents érigés en trafics organisés.

Moyens techniques :
Différent moyens existent. Je ne parlerai ici que de celui est qui est le plus facilement accessible : le dispositif de vidéo protection que ce soit par enregistrement ou surveillance en direct.
Préalablement à l’installation, il faut prendre un certaines précautions et accomplir des formalités. Parmi elles on peut citer :

  • L’information et la consultation des instances représentatives du personnel (Art L2323-32 du code du travail),
  • L’information individuelle des salariés (Art L1221-9 et L1222-4 du code du travail),
  • La déclaration à la CNIL (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés),
  • L’affichage de façon visible d’un panneau dans les locaux sous vidéosurveillance pour l’information personnes concernées (employés et visiteurs).

Des règles d’implantation sont à respecter pour l’installation des caméras :
 Elles peuvent surveiller :

  • Les accès (entrées et sorties des bâtiments, des issues de secours et des voies de circulation).
  • les zones où de la marchandise ou des biens de valeur sont entreposés.

Elles ne peuvent surveiller :

  • les salariés sur leur poste de travail (droit au respect de la vie privée) sauf circonstances particulières telles que : manipulation de numéraires et objet de valeurs, stockage de biens de valeurs avec travail de manutentionnaires.
  • les salles de pause ou de repos des salariés,
  • les toilettes,
  • les locaux syndicaux ou des représentants du personnel, ni leur accès

La vidéo donne d’excellents résultats. Elle dissuade, permet ensuite d’identifier les auteurs des faits et de comprendre leur mode opératoire.
Néanmoins, elle a des inconvénients qui sont loin d’être anodins :

  • Le cout d’acquisition d’une installation n’est pas négligeable, il faut prévoir des dépenses récurrentes d’entretien,
  • Un enregistrement qui n’est pas exploité ne sert pas à grand-chose. La mise en évidence d’un phénomène nécessite parfois de nombreuses heures de relecture. Si l’entreprise ne dispose pas des ressources suffisantes en interne, il faut alors faire appel à un prestataire dont le tarif peut être assez conséquent.

Vous l’aurez compris, une telle installation peut couter assez cher et n’a un intérêt qu’à condition d’y adjoindre les moyens humain permettant de l’exploiter. Il faut donc que le jeu en vaille la chandelle d’où la nécessité de bien évaluer la situation initiale et donc les enjeux (voir ci-dessus).

3.3.3) Sanctions

Les sanctions portent sur un ou plusieurs des trois domaines suivants :

  • Le plan professionnel : c’est la sanction par l’employeur en vertu de ses pouvoirs disciplinaires. Cette sanction peut aller jusqu’au licenciement et doit être en rapport avec la gravité des faits. Si un licenciement est envisagé, une mise à pieds conservatoire doit impérativement être réalisée. La jurisprudence estime que si un salarié est maintenu à son poste pour y effectuer son préavis, alors il peut être maintenu pour une durée plus longue et qu’en conséquence son licenciement n’est pas justifié (sans cause réelle et sérieuse).
  • Le plan civil : c’est la réparation du préjudice subi par l’entreprise par l’auteur du ou des vols (remboursement, dommages et intérêts).
  • Le plan pénal : Le vol est un délit dont l’auteur encoure une sanction pénale (au maximum en cas de vol simple, de trois ans d’emprisonnement et de 45000 euros d’amende article 311-3 du code pénal). Le dépôt d’une plainte permet d’initier l’action de la justice. Certaines entreprises ont systématisé ce dépôt de plainte contre leurs salariés indélicats.

Dans tous les cas, les preuves doivent pouvoir être apportées par l’employeur faute de quoi le dossier ne tiendra pas longtemps devant la justice.

Chaque fois que cela se produit, une communication très neutre et factuelle est nécessaire. Elle permet de mettre un terme aux fausses rumeurs et de mettre en garde les autres salariés.
Voici un exemple de communication : « Nous avons constaté la disparition de telle quantité de matériel. Le préjudice pour l’entreprise s’élève à X Euros. Nous avons pu mettre en évidence qu’il s’agit de vols. Nous avons identifié avec certitude l’auteur de ces vols (il faut éviter de donner son nom même s’il est connu de tous). Nous avons engagé à son encontre une procédure disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement et avons déposé plainte. Il a fait l’objet d’une mise à pieds conservatoire ».

4) Plan d’action

Des choix et arbitrages doivent être menés en fonction de la nature et de la gravité de la situation. Les mesures retenues doivent être intégrées dans un plan d’action regroupant des mesures organisationnelles, managériales et techniques. Le plan doit être piloté en utilisant les outils de gestion de projet avec pour chaque action à réaliser :

  • Sa description,
  • Le pilote ou responsable,
  • Les moyens nécessaires,
  • Les indicateurs,
  • Les dates de réalisation de chacune des étapes,
  • L’état d’avancement.

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